El Formulario W-4, "Certificado de Retenciones del Empleado", se entrega al empleador, no al IRS. Con él, su empleador calcula el impuesto federal sobre los ingresos que retiene de cada cheque de paga. El IRS publica una versión oficial en español, el Formulario W-4(SP), con los mismos pasos y las mismas líneas que la versión en inglés. Esta guía sigue el formulario de 2026.
Qué controla el W-4
El impuesto federal se paga durante el año, no de una sola vez en abril. Su empleador estima su impuesto anual con los datos del W-4 y lo reparte entre sus períodos de pago. Si le retienen de más, recibe un reembolso al presentar su declaración: es su propio dinero, devuelto meses después y sin intereses. Si le retienen de menos, debe la diferencia y puede haber una multa. Un buen W-4 deja el resultado cerca de cero.
Términos que verá en inglés
La nómina y los talones de cheque casi siempre están en inglés. Estos son los términos del formulario y cómo los llama el IRS en español.
| En inglés | En español |
|---|---|
| Withholding | Retención |
| Paycheck, pay stub | Cheque de paga, talón de cheque |
| Filing status | Estado civil para efectos de la declaración |
| Single | Soltero |
| Married filing jointly | Casado que presenta una declaración conjunta |
| Head of household | Cabeza de familia |
| Dependents | Dependientes |
| Standard deduction | Deducción estándar |
| Extra withholding | Retención adicional |
| Exempt | Exento de la retención |
| Tax refund | Reembolso |
Paso 1: información personal y estado civil
Anote su nombre, dirección y número de Seguro Social, y marque su estado civil para efectos de la declaración: soltero o casado que presenta una declaración por separado, casado que presenta una declaración conjunta o cónyuge sobreviviente que reúne los requisitos, o cabeza de familia. Esa opción decide qué deducción estándar y qué tasas usa su empleador. Para 2026 la deducción estándar es $16,100 para solteros, $32,200 para casados que presentan una declaración conjunta y $24,150 para cabeza de familia. Marque el estado civil que de verdad usará en su declaración.
El nombre debe coincidir con el de su tarjeta de Seguro Social. Si no coincide, el formulario le pide comunicarse con la Administración del Seguro Social para que sus ganancias se acrediten a su registro.
Paso 2: más de un empleo o un cónyuge que trabaja
Este es el paso que más errores causa. La retención de cada empleo se calcula como si ese empleo fuera su único ingreso. Con dos empleos, o con dos cónyuges que trabajan y presentan una declaración conjunta, cada empleador aplica la deducción estándar completa y entre los dos retienen muy poco.
Complete el Paso 2 si tiene más de un empleo a la vez, o si está casado, presenta una declaración conjunta y su cónyuge también trabaja. Elija una sola opción:
- (a) El estimador de retención del IRS, disponible en español. Es la opción más precisa, y la que el formulario indica si usted o su cónyuge trabajan por cuenta propia.
- (b) La Hoja de Trabajo para Múltiples Empleos, en la página 3. El resultado se anota en el Paso 4(c).
- (c) El recuadro, si hay solo dos empleos en total. Hay que marcarlo en el W-4 de los dos empleos. Según el formulario, por lo general es más preciso que la opción (b) cuando el empleo que paga menos paga más de la mitad de lo que paga el otro.
Complete los Pasos 3 a 4(b) en el W-4 de un solo empleo, de preferencia el que paga más, y déjelos en blanco en los demás. Si los llena en todos, cuenta dos veces los mismos créditos y deducciones.
Paso 3: dependientes y otros créditos
Si su ingreso total será de $200,000 o menos ($400,000 o menos si es casado que presenta una declaración conjunta), multiplique el número de hijos calificados menores de 17 años por $2,200 y el número de otros dependientes por $500. Sume las dos cantidades y anote el total. Eso reduce la retención de cada cheque.
Para contar como hijo calificado, el hijo debe tener menos de 17 años al 31 de diciembre, ser su dependiente, vivir con usted, por lo general, más de la mitad del año y tener el número de Seguro Social requerido. El formulario también advierte que usted, o su cónyuge si presentan una declaración conjunta, debe tener un número de Seguro Social válido para trabajar para reclamar ciertos créditos. La guía del Crédito tributario por hijos explica ese requisito.
Paso 4: otros ajustes
- 4(a) Otros ingresos: intereses, dividendos o ingresos por jubilación que no tienen retención. No incluya aquí ingresos de otro empleo ni del trabajo por cuenta propia.
- 4(b) Deducciones: si espera reclamar otras deducciones además de la deducción estándar básica, use la Hoja de Trabajo para Deducciones de la página 4. El formulario de 2026 incluye aquí las deducciones detalladas y también las de propinas calificadas, paga por horas extras calificada, interés de préstamo de vehículo, interés de préstamos estudiantiles, arreglos IRA y la de personas de 65 años o más.
- 4(c) Retención adicional: una cantidad fija en dólares que se retiene de cada cheque además de la retención normal.
Paso 5: firme y anote la fecha
El formulario no es válido sin su firma. Entréguelo a la oficina de nómina o de recursos humanos. El cambio suele verse en uno o dos períodos de pago.
Exento de la retención
El formulario de 2026 tiene un recuadro para reclamar la exención de la retención. Solo puede marcarlo si se cumplen las dos condiciones: no tuvo obligación tributaria federal en 2025 y espera no tenerla en 2026. En ese caso complete los Pasos 1(a), 1(b) y 5, y ningún otro. La exención dura un año: para mantenerla tiene que entregar un W-4 nuevo a más tardar el 16 de febrero de 2027. Si la reclama sin cumplir las condiciones, puede deber impuestos y multas al presentar su declaración.
Si es extranjero no residente
El formulario remite a los extranjeros no residentes al Aviso 1392 del IRS, que tiene instrucciones distintas para el W-4. Léalo antes de llenar el formulario.
Cómo revisar su retención
Después del siguiente cheque, multiplique el impuesto federal retenido por el número de períodos de pago del año y compárelo con su impuesto estimado. El estimador de retención del IRS está en español. Nuestras calculadoras están en inglés, pero piden los mismos datos: la calculadora de retención W-4 le da la cantidad para el Paso 4(c) y la calculadora de cheque de paga muestra su paga neta.
Errores comunes
- Los dos cónyuges ignoran el Paso 2. Es la causa más común de un saldo a pagar grande en abril en un hogar con dos ingresos.
- Llenar los Pasos 3 a 4(b) en todos los empleos. Los dependientes y las deducciones se reclaman una sola vez.
- Olvidar los ingresos sin retención. El trabajo por cuenta propia no tiene retención. Puede cubrirlo con el Paso 4(c) o con pagos de impuesto estimado.
- No actualizarlo. Un matrimonio, un hijo, un aumento o un segundo empleo cambian la respuesta correcta.
Fuentes
- IRS: Formulario W-4(SP), Certificado de Retenciones del Empleado (2026)
- IRS: Acerca del Formulario W-4
- IRS: Estimador de retención de impuestos
- IRS Rev. Proc. 2025-32: cantidades ajustadas por inflación para 2026 (en inglés)
Esta guía es información general y no es asesoría tributaria. El resto de QuickTaxTools, incluidas las calculadoras, está en inglés.